¿Qué gastos puedo imputar en mi actividad profesional?

Si eres autónomo, te será muy útil esta información legal y fiscal que te ofrece Deleátur, la revista de los correctores de texto de UniCo.

La primera norma que hay que tener en cuenta es la del sentido común: solo se pueden imputar como gastos profesionales aquellos que estén relacionados con la actividad profesional. Así, cualquier gasto de carácter privado no será desgravable. Y hay gastos compartidos entre lo privado y lo profesio­nal que tampoco.

Ese es el primer requisito: que un gasto esté justificado por la acti­vidad profesional. Un ordenador, un diccio­nario RAE, unos bolis rojos…, sí. Las copas del fin de semana o la cena de aniversario con nues­tra pareja, no.

El segundo requisito es que estén registra­dos en la contabilidad. Obviamente, si no lle­vamos correctamente los libros contables, nos arriesgamos a que no nos acepten ninguno, pero si esa hoja Excel está bien hecha, no debería suponer ningún problema (aunque eso siempre depende de quién sea el inspector que nos toque en una potencial inspec­ción). Hay plantillas en internet para llevar correctamente los libros contables (en Infoautónomos, por ejemplo).

El tercer requisito es que estén documentados, es decir, que haya un soporte documental que pruebe que la operación representada se ha llevado a cabo. Ojo, ese documento solo puede ser de dos clases: una factura completa (no valen los extintos tiques ni sus sustitutos: las facturas simplificadas) o un recibo (el de la Seguri­dad Social, el de un tributo urbano, el de la comunidad de propietarios, el del banco por una comisión…). Nin­guno más.

Además, todas las facturas o recibos tienen que estar a nuestro nombre.

Así, en general, podremos considerar deducible cual­quier gasto que reúna estos tres requisitos. Pero, ojo, entre nuestra interpretación sobre lo que está «justifi­cado» y la de Hacienda puede haber diferencias. Y tam­bién puede haber tipos de gastos que estén directamente excluidos.

Algunos ejemplos

Seguridad Social

, tanto la tuya como la de, en caso de que los tengas, los empleados que trabajen para ti. Suele ser el gasto más importante en que incurrimos a lo largo del año.

Oficina en un local ajeno al domicilio, sea en propiedad o en alquiler

Nos podremos descontar el 100 % de los gastos que genere, tanto del alquiler como del coste de adquisición o hipoteca, luz, agua…

Oficina establecida en el domicilio en régimen de alquiler

¿Es deducible? . ¿Requisitos? En ese caso se consideraría un local de negocio, por lo que el casero debería extendernos una factura, repercutirnos el IVA y, además, nosotros deberemos practicarle una retención e ingresarla en Hacienda. Si no cumplimos esos requisitos, no podremos descontarnos el alquiler como gasto. Obviamente, todo a nuestro nombre. La razón es que las operaciones realizadas por un particular no están sometidas a gravamen del IVA, pero la ley establece la excepción en este tipo de casos, en que un bien inmueble se quiere usar para una actividad profesional (momento en que el bien adquiere la condi­ción de local de negocio). Y como el alquiler de locales de negocio sí debe tributar por IVA, entonces el casero debe someterse al impuesto, darse de alta en Hacienda como arrendador, extendernos factura gravada con IVA, realizar declaraciones trimestrales… Y nosotros, además, deberemos retenerle el 19 % en concepto de retención por arrendamiento de inmuebles (en ese caso deberíamos darnos de alta en la obligación de retener con el modelo 037).

 Oficina establecida en domicilio en propiedad

¿Deducible? Depende: hay dos partes.

1) La cuota de la hipoteca: no, porque los bienes de inversión deben estar dedicados en exclusiva a la actividad profesional.

2) Los intereses del préstamo: sí, porque se consideran gastos financieros, y los gastos financieros podremos imputarlos en el mismo porcentaje marcado en el 037. ¿Requisitos? Que el domicilio, obviamente, esté a nuestro nombre, y la hipoteca también.

 Suministros: agua, luz…

¿Es deducible? , siempre que estén dedicados en exclusiva a la actividad profesional. ¿Requisitos? Tener contadores diferenciados para la actividad profesional y para la actividad privada, porque los suministros no se pueden deducir si no están dedicados en exclusiva a la actividad profesional, y la única manera de dedicarlos en exclusiva es tener contadores diferenciados.

 Teléfono, internet…

¿Deducible? , siempre que se dediquen en exclusiva a la actividad profesional. ¿Requisitos? Lo mejor es tener un teléfono personal y otro para la actividad profesional. Claro, nadie hace esto, y menos con el fijo. Además, tampoco vamos a tener dos contratos de internet… Lo que se suele hacer es desgravar al 100 % el teléfono móvil, siempre que se tengan facturas diferenciadas o en la fac­tura única estén desglosados el móvil, el fijo e internet. Si tenemos una factura única para fijo, móvil e internet, lo más probable es que no se acepte, salvo que el inspector sea benévolo: en este caso se puede optar por deducir una parte (según el porcentaje marcado en el 037).

IBI, cuota de basuras, cuota de la comunidad de propietarios

¿Deducible? . ¿Requisitos? Que esté todo a nuestro nombre y tengamos los recibos (valen los apuntes bancarios). Se deducirá en función del porcentaje marcado en el 037.

 Viajes

¿Deducible? , en la medida en que sea un viaje de trabajo, siempre que no sean costes desmesurados y respondan a los usos y costumbres. ¿Requisitos? Facturas a nuestro nombre, nada de vacaciones, fines de semana ni copas o cenas. Precios normales de menú, hotel o transporte. Mejor nada desarrollado en fin de semana, porque por sistema Hacienda no acepta las facturas de domingo.

 Taxis, menú del día…

¿Deducibles? . ¿Requisitos? Siempre que no sea sistemático (un menú de vez en cuando, taxis a horas normales), y los podamos documentar con factura completa (recordemos que ya no valen tiques ni facturas simplificadas).

Coche, gasolina, repuestos, taller…

¿Deducible? , siempre que esté dedicado en exclusiva a la actividad profesional. Si no, no. Hay una excepción, en el IVA, puesto que nos permiten descontarnos el 50 % de la cuota de IVA de los gastos asociados al coche.

Otros gastos

  • Salarios. .
  • Seguros., solo cuando sean inherentes a la actividad profesional (el seguro del coche, por ejemplo,  no sería deducible).
  • Gastos en el extranjero. (siempre que estén directamente relacionados con la actividad profesional).
  • Gestoría. .
  • Notarios, abogados y demás. .
  • Libros, revistas, etc., de carácter profesional. (dic­cionarios y demás libros de consulta).
  • Facturas de otros profesionales colaboradores. .
  • Gastos financieros. (solo los relacionados con la actividad profesional: comisiones bancarias, intereses de préstamos, créditos, etc.).
  • Ordenador, impresora, escáner… .

Artículo publicado en el número 10 de Deleátur, la revista de los correctores de texto de UniCo. Consulta los números anteriores de Deleátur aquí.

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